ผมชื่อ กันต์ เกิดแก้ว ผู้ร่วมก่อตั้งเคิร์ซและกรรมการบริหาร เราตัดสินใจเลือก Microsoft 365 for Business เป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการภายในกิจการของเคิร์ซตั้งแต่ในราวปี 2010 โดยได้ย้ายระบบเดิม ชนิดติดตั้งบนคอมฯแม่ข่าย (on-premise) ในห้องเซิร์ฟเวอร์ ได้แก่ AD Servers, Windows File Servers, Exchange Server, ERP Server, Backup Server, Outlook, Word, Excel, อื่นๆ ขึ้นมาอยู่บนคลาวด์ Microsoft Office 365 (ชื่อเดิมขณะนั้น) เหตุผลหลักก็เพราะจากการคำนวนการลงทุนที่ต้องซื้อ Hardware และ Software License ในแต่ละปี รวมทั้งงบการบำรุงรักษานั้น สูงกว่าชนิดคลาวด์มาก นี่ยังไม่รวมค่าอัพเกรดและอัพเดทซอฟต์แวร์ทุกปี และค่าใช้จ่ายที่ต้องจ้างพนักงาน IT Administrator กับผู้ช่วย ที่มีความรู้และประสบการณ์ในการดูแลระบบทั้งหมด ซึ่งสามารถตัดค่าใช้จ่ายดังกล่าวออกได้เกือบทั้งหมดหลังจากที่ได้ย้ายมาอยู่บนระบบคลาวด์สำเร็จ

ใช้ทำอะไรบ้าง

เคิร์ซ ดำเนินธุรกิจให้บริการด้านอินเทอร์เน็ต ดาต้าเซ็นเตอร์ และ คลาวด์ ดังนั้นพนักงานและเทคโนโลยีจึงเป็นหัวใจหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจนี้ ตัวแปรสำคัญคือ ระบบข้อมูลของชุมสายที่ทำงานตลอดเวลา ควบคุมวงจรสื่อสารที่บริการลูกค้าทั้งหมด ความรู้ที่ต้องแบ่งปันระหว่างทีมงานและคู้ค้า การวางแผนปฏิบัติหน้าที่ และระยะเวลาที่ต้องแก้สถานการณ์ที่ต้องทันท่วงที โดยไม่ให้กระทบการใช้งานของลูกค้า 

Applications ยอดนิยมใน Microsoft 365 ที่พนักงานทุกคนคือ ระบบอีเมล์ Outlook ระบบปฏิทินแผนงานใช้ Exchange Online กับ Planner ส่วนที่เป็น Office Apps. ใช้ PowerPoint, Word, Excel, Visio, Project แฟ้มเอกสารกลางใช้ SharePoint ลิ้นชักของพนักงานแต่ละคนใช้ เป็น OneDrive for Business ในขณะ BackOffice Apps. การเงินปัญชี รวมถึง FrontOffice สำหรับ CRM ใช้ Dynamics แต่ละ Modules

สำหรับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ พนักงานทุกคนใช้ Notebooks ส่วนที่เป็น NOC และ Accounting ใช้เป็น Desktops

Microsoft 365 มี Tools หลากหลาย Business Applications ที่เราสามารถนำมาใช้พัฒนากิจการให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น Teams, SharePoint LIst, Power Automate, Power BI, Power App, VDO Steam และอื่นๆ อีกมากมายดังในรูปที่ผม Captured ไว้ด้านล่าง

เจ้าของกิจการมักจะเผชิญเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจตลอดเวลา ความยืดหยุ่นจึงเป็นตัวแปรสำคัญเมื่อต้องขยายเมื่อเศรษฐกิจดี หรือลดขนาดเมื่อเผชิญต่อเหตุการณ์จำเป็น Microsoft 365 เป็นคลาวด์ Platform รูปแบบสมาชิก (subscription) รายเดือนหรือรายปีแล้วจะเลือก ค่าใช้จ่ายคำนวนตามจำนวนพนักงานที่ใช้งานและชนิด License ที่ใช้ตามจริง  ดังนั้นจึงตอบโจทย์เจ้าของกิจการที่แฟร์ต่อการใช้งาน สนับสนุน scale ที่จะขยายหรือลดขนาดได้ทุกเมื่อเหมือนกับเหตุการณ์ที่ผมได้ประสพมา

ลิ้นชักเอกสาร

แต่ก่อนเราอาจจะคุ้นเคยกับการจัดเก็บในรูปแบบแฟ้มเอกสารในลินชัก เช่นการจัดเก็บเอกสารไว้ลิ้นชักส่วนตัวหรือสร้างแฟ้มส่วนรวมของแต่ละแผนก ใน Microsoft 365 for Business ทีมงานได้ออกแบบประยุกต์ใช้ Microsoft OneDrive แทนลินชักเอกสารพนักงานแต่ละคนขนาด 1TB และใช้ Microsoft SharePoint แทนตู้แฟ้มเอกสารของแต่แผนก โดยมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง อ่าน เขียน แก้ไข ลบ ตามนโยบายบริษัทที่กำหนดไว้  ซึ่งสะดวกเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบของตำแหน่งหรือการเข้าออกของพนักงาน และข้อมูลยังถูกเก็บอย่างปลอดภัยบน SharePoint

ใน SharePoint ทีมงานได้ประยุกต์ Data Object ที่สร้างการจัดเก็บแบ่งปันตามชนิดคือ Document Library, List, และ App โดยจัดวางไว้บน Communication Sites (Intranet) ไว้ตามแผนก Sales, Engineer, Engineer เป็นการแบ่งปันข้อมูลในระดับแผนก ในขณะเดียวกันแต่ละแผนกมีจัดการด้วยรูปแบบ Team Sites ทั้ง 16 ทีมทั้งบริษัท เป็นการแบ่งปันข้อมูลในระดับทีม ด้วย Microsoft Teams

โปรไฟล์พนักงาน ควบคุมด้วย AD

Active Directory (AD) ใช้สำหรับกำหนดสิทธิ (Permission Rights) ให้กับพนักงานแต่ละคนในรูปแบบผู้ใช้ (user), กลุ่มแผนก/ฝ่าย (Groups), เจ้าของ (Owner), ผู้ใช้ข้างนอก (Visitors) โดยกำหนดลำดับความการเข้าถึงข้อมูลได้ในแต่ละระบบ เช่น อีเมล เอกสาร รวมถึง applications เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารที่รับมอบอำนาจเป็นผู้ที่ถือกุญแจ Owner Administrator มีสิทธิสูงสุดขององค์กร  AD ยังมีเครื่องมือช่วยเหลือมากมายเช่น Organization Profile ที่สามารถนำไปวางใน SharePoint Sites สำหรับองค์กรที่จัดแบ่งเป็นฝ่าย และแผนก มีพนักงานจำนวนมาก สามารถช่วย Identify ความรับผิดชอบของเพื่อนรวมงานต่างส่วนงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  AD เป็นแกนสำคัญสุดของการจัดการใน Microsoft Platforms และเจ้าของกิจการหรือผู้บริการทุกคนควรเข้าใจการทำงานส่วนนี้

สถานการณ์ Covid-19 เป็นปรากฏการณ์ที่ช่วยเร่งการทำงานในรูปแบบ Working from home หรือทำงานจากที่ไหนก็ได้ ด้วยเทคโนโลยีสื่อสารผ่านอินเทอร์เน็ต AD จึงเป็นแก่นหลักสำคัญในการกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลให้แก่พนักงานงานแต่ละคน ใครสามารถเข้าถึงข้อมูลระบบไหนได้ มีสิทธิเข้าไปอัพเดทหรือดูได้เท่านั้น การกำหนดสิทธิ์เชื่อมต่อผ่านอุปกรณ์ชนิดไหนได้บ้าง เช่น มือถือ โน๊ตบุ๊ค หรือ คอมฯในบริษัทผ่าน LAN หรือ WiFI 

สำหรับลูกค้าที่มองหาบริการ Migration จากระบบอีเมลเดิมมาใช้งาน Exchange Online บน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ เคิร์ซมีทีมผู้ชำนาญที่ช่วยย้ายข้อมูลอย่างปลอดภัย รวมถึงการจัดอบรมการใช้งานให้แก่ แอดมิน และ ผู้ใช้งานทั่วไป